Airtable, c'est Excel avec des super-pouvoirs — sans la courbe d'apprentissage terrifiante. En moins de deux heures, vous pouvez avoir un vrai système de gestion de projet opérationnel : suivi des tâches en kanban, calendrier de livraison, galerie de visuels pour vos créatifs, formules qui calculent l'avancement automatiquement, et des automatisations qui notifient votre équipe sans que vous ayez à bouger le petit doigt. Ce guide vous explique tout depuis zéro, avec les étapes concrètes pour créer votre première base Airtable et commencer à gérer vos projets efficacement dès aujourd'hui.
Qu'est-ce qu'Airtable ?
Airtable est un outil no-code de gestion de données et de projets lancé en 2013. Sa force : il ressemble à un tableur mais se comporte comme une base de données relationnelle. Concrètement, vous créez des "bases" (équivalent d'un fichier), composées de "tables" (équivalent d'onglets), elles-mêmes composées de "lignes" (vos enregistrements) et de "champs" (vos colonnes).
- Plus de 300 000 entreprises dans le monde l'utilisent (Airbnb, Netflix, Time Magazine)
- Disponible en web, iOS et Android
- Plan gratuit utilisable pour les petites équipes (jusqu'à 1000 enregistrements par base)
- Plans payants à partir de 20 $/utilisateur/mois pour aller au-delà
Pourquoi Airtable plutôt que Excel ou Notion ?
Excel est excellent pour les calculs, mais horrible pour la collaboration et les vues multiples. Notion est parfait pour la documentation, mais trop limité pour structurer et filtrer des données complexes. Airtable occupe le meilleur des deux mondes :
- Vues multiples sur les mêmes données (tableau, kanban, calendrier, galerie, formulaire, Gantt)
- Relations entre tables (linkage) : liez vos projets à vos clients, vos tâches à vos projets
- Collaboration en temps réel (comme Google Sheets, mais plus puissant)
- Automatisations intégrées sans outil tiers
- API et intégrations natives avec Make, Zapier, Slack, Notion...
Étape 1 : Créer votre première base
Rendez-vous sur airtable.com et créez un compte gratuit. Sur la page d'accueil, cliquez "Add a base". Deux options :
- Partir d'un template : Airtable propose des dizaines de templates prêts à l'emploi (Project Tracker, Content Calendar, CRM). Recommandé pour démarrer vite.
- Partir de zéro : vous créez une table vide et ajoutez vos champs manuellement. Recommandé si vos besoins sont très spécifiques.
Pour ce guide, partez du template "Project Tracker". Il inclut déjà des champs utiles : Nom du projet, Statut, Assigné à, Date de début, Date de fin, Priorité. Vous personnaliserez ensuite.
Étape 2 : Comprendre les types de champs
Chaque colonne dans Airtable a un type. C'est ce qui fait sa puissance. Voici les types essentiels pour la gestion de projet :
- Single line text : pour les noms, titres, descriptions courtes
- Single select : liste déroulante à choix unique (Statut : À faire / En cours / Terminé)
- Multiple select : tags multiples (Catégories, Compétences requises)
- Date : date avec ou sans heure, pour les deadlines
- Assignee : lien vers un membre de l'équipe Airtable
- Checkbox : pour les tâches validées
- Number : pour les budgets, estimations de temps en heures
- Link to another record : relation avec une autre table (ex : relier une tâche à un projet parent)
- Formula : calculer automatiquement (avancement, jours restants, budget consommé)
Étape 3 : Maîtriser les vues
C'est LA fonctionnalité qui change tout. Les vues vous permettent de voir les mêmes données sous des angles radicalement différents, sans dupliquer aucune information.
Vue Grille (Grid) — la vue par défaut
La vue tableau classique. Idéale pour saisir rapidement des données, filtrer, trier. C'est votre vue de gestion. Vous pouvez créer autant de vues grille que nécessaire avec des filtres différents (ex : "Mes tâches en cours", "Tâches urgentes", "Vue comptable").
Vue Kanban — gestion agile
Affiche vos enregistrements sous forme de cartes dans des colonnes. Configurez-la sur le champ "Statut" et vous obtenez un tableau kanban dynamique. Glissez-déposez les cartes pour changer leur statut. Parfait pour les équipes qui travaillent en sprints ou en mode agile.
Vue Calendrier — vue temporelle
Affiche les enregistrements sur un calendrier en fonction du champ Date. Idéal pour visualiser les deadlines, planifier les publications de contenu, gérer les absences. Vous pouvez y déplacer les items en drag-and-drop pour replanifier.
Vue Galerie — pour les créatifs
Affiche une vignette d'image par enregistrement. Parfaite pour les agences de communication, photographes, designers. Ajoutez un champ "Attachment" avec vos visuels et la galerie se remplit automatiquement.
Vue Formulaire — capture de données
Génère un formulaire public lié directement à votre base. Quand quelqu'un soumet le formulaire, un enregistrement est créé dans votre table. Idéal pour les demandes de devis, les tickets support, les inscriptions à des événements.
Étape 4 : Formules essentielles pour la gestion de projet
Les formules Airtable sont similaires aux formules Excel mais plus lisibles. Voici les 5 formules les plus utiles pour piloter vos projets :
- Jours restants : DATETIME_DIFF({Date de fin}, TODAY(), "days") → affiche le nombre de jours avant la deadline
- Statut d'urgence : IF(DATETIME_DIFF({Date de fin}, TODAY(), "days") < 3, "URGENT", "OK") → alerte automatique
- Budget consommé (%) : {Heures réalisées} / {Heures estimées} * 100
- Avancement projet : AVERAGE({Tâches.Avancement}) → nécessite une table liée avec rollup
- Durée : DATETIME_DIFF({Date de fin}, {Date de début}, "days") & " jours"
Étape 5 : Automatisations Airtable
Airtable inclut un moteur d'automatisation intégré (onglet "Automations" en haut). Vous pouvez créer des workflows sans quitter Airtable, sans passer par Make ou Zapier.
Les automatisations les plus utiles pour la gestion de projet :
- Notifier sur Slack quand une tâche passe en statut "Bloqué"
- Envoyer un email récapitulatif au client quand le statut du projet passe à "Livré"
- Créer automatiquement un set de tâches standard quand un nouveau projet est ajouté
- Rappel automatique 3 jours avant une deadline via email ou SMS
- Calculer et mettre à jour le champ "Priorité" en fonction des jours restants et de la complexité
Templates recommandés pour démarrer
Airtable propose des dizaines de templates gratuits dans sa marketplace. Voici les plus adaptés aux PME :
- Project Tracker : le template de référence pour suivre plusieurs projets simultanément
- Content Calendar : idéal pour les équipes marketing et les agences de communication
- Client CRM : gestion simple des contacts, des opportunités et du pipeline commercial
- Event Planning : pour organiser des événements avec toutes les tâches et fournisseurs
- Bug Tracker : pour les équipes tech qui gèrent des remontées de bugs en mode agile
Accédez aux templates depuis airtable.com/templates. Choisissez un template, personnalisez les champs selon vos besoins, et invitez votre équipe. En 30 minutes, vous êtes opérationnel.
Limites du plan gratuit
Le plan gratuit est généreux pour démarrer mais a des limites à connaître :
- 1000 enregistrements maximum par base
- 2 Go de stockage pour les pièces jointes
- Pas d'accès à l'historique des révisions au-delà de 2 semaines
- Automatisations limitées à 100 runs/mois
- Pas de vue Gantt (réservée aux plans Pro et supérieurs)
Pour une PME de 5 à 15 personnes avec des projets actifs, le plan Team (20 $/user/mois) est généralement le bon équilibre. Il lève toutes les limites importantes et ajoute le Gantt, les rapports et les permissions avancées.
FAQ
Q1 : Airtable est-il RGPD compatible pour stocker des données client ?
Airtable est certifié SOC 2 Type II et propose des Data Processing Agreements conformes au RGPD. Les données sont hébergées aux États-Unis (avec option EU disponible sur les plans Enterprise). Pour des données sensibles, vérifiez avec votre DPO avant de stocker des informations personnelles. Pour la gestion de projet interne, il n'y a généralement pas de problème.
Q2 : Peut-on importer un fichier Excel existant dans Airtable ?
Oui, parfaitement. Depuis une base vide, cliquez "Add or import" puis "CSV file" ou "Microsoft Excel". Airtable importe les colonnes et les données automatiquement. Vous devrez ensuite ajuster les types de champs (les dates, les nombres) pour qu'Airtable les reconnaisse correctement.
Q3 : Est-ce qu'Airtable peut remplacer un outil comme Jira ou Asana ?
Pour une PME de moins de 50 personnes : oui, largement. Airtable est plus flexible et moins coûteux qu'Asana ou Jira pour des équipes qui n'ont pas besoin de fonctionnalités très spécialisées (backlog produit structuré, burn-down charts avancés). Pour une équipe tech de 50+ personnes avec des sprints complexes, Jira reste plus adapté.
Q4 : Peut-on créer des relations entre tables dans Airtable ?
Absolument, c'est une des grandes forces d'Airtable. Le champ "Link to another record" vous permet de relier des tables entre elles. Par exemple : une table Projets reliée à une table Clients, elle-même reliée à une table Tâches. Vous pouvez ensuite faire des Lookups (récupérer un champ d'une table liée) et des Rollups (agréger des valeurs).
Q5 : Airtable fonctionne-t-il hors ligne ?
Partiellement. L'application mobile (iOS/Android) permet de consulter et modifier des enregistrements en mode hors ligne. Les modifications sont synchronisées quand la connexion revient. L'application web nécessite une connexion internet. Pour une utilisation en zone blanche fréquente (ce qui peut arriver en Corse intérieure), l'app mobile est votre meilleure option.
Sources : Airtable documentation officielle 2026, Airtable University, G2 Crowd "Best Project Management Software 2026", Capterra "Airtable vs Asana vs Notion" comparatif 2025.
